📦 ¿Cómo usar el Módulo de Recepciones v2 en Amplifica?
El módulo de Recepciones es la forma ordenada de hacer llegar tus productos a nuestras bodegas: avisas con anticipación qué vas a enviar, agendas día y hora, y le haces seguimiento a tu stock hasta que quede disponible para la venta.
En esta actualización cambia sobre todo cómo agendas (ya no es por Calendly) y cómo se cuenta tu stock (bodega ahora puede optar por contarlo por sesiones cuando conviene, para dejarte parte disponible antes), y se agregan incidencias y cuarentena formales para cualquier problema que aparezca en el conteo.
💡 ¿Para qué te sirve esta nueva versión?
Avisar con anticipación qué productos vas a enviar.
Elegir el día y la hora de entrega.
Sumar datos del envío (pallets, bultos, comentarios).
Recibir avisos por correo del estado de tu recepción.
Hacer seguimiento de cualquier diferencia o incidencia hasta que se resuelva.
🆕 Cómo crear una recepción
Entra a Recepciones y haz clic en "Crear recepción".
Elige la sucursal destino (normalmente Quilicura).
Sube la guía de despacho (PNG, JPG o PDF, máx. 5 MB). Es recomendable, pero no obligatorio — como recordatorio, ante cualquier eventualidad, es el único respaldo que Amplifica puede usar para activar seguros y/o garantías, así que te conviene subirla siempre que la tengas.
Completa los datos del envío (bultos, pallets, comentarios). Si no los tienes a mano, puedes marcar "Desconozco la cantidad de bultos y/o pallets" — igual te recomendamos completarlo cuando puedas, porque ayuda a la sucursal a prepararse.
💡 Mientras tu recepción esté en estado Creado o Programado, todavía puedes cambiar los SKU y sus cantidades. Una vez que llega a la sucursal, ya no se pueden hacer cambios ni modificaciones.
🛒 Cómo cargar tus productos
Puedes cargar los productos de tu recepción de dos formas:
A mano, buscando cada producto por su SKU.
Con planilla Excel, indicando código SKU y cantidad.
Puedes editar o eliminar líneas antes de confirmar. Al terminar, confirmas la recepción y pasas a agendar tu cita.
💡 Tip: existe una opción de Recepción por QR para marcar cargas escaneando un código en vez de buscar producto por producto.
🗓️ Cómo agendar tu recepción (nuevo calendario)
Antes se agendaba por Calendly. Ahora el calendario vive dentro de Amplifica, y funciona por cupos:
Cada sucursal tiene configurados sus propios cupos (slots) con horario y capacidad — la plataforma solo te deja elegir horas realmente disponibles.
Hay una anticipación mínima para agendar (no puedes elegir "ahora mismo"; el detalle exacto lo define cada sucursal).
Al confirmar, te llega un correo de confirmación de agendamiento.
Recibes un correo recordatorio 24 horas antes de tu cita.
Si la sucursal tiene un cupo semanal máximo configurado para tu cuenta, no vas a poder agendar por sobre ese límite en la misma semana (no aplica a recepciones ya canceladas/completadas). Sin embargo, podrás conseguir sobrecupos bajo previa autorización y aprobación de los equipos comerciales y operacionales.
🔁 Reagendar o cancelar tu cita
Puedes reagendar o cancelar directamente desde tu orden de recepción:
Reagendar te muestra los cupos disponibles, igual que la primera vez, y te permite incluso cambiar de sucursal. Ten en cuenta que hay un máximo de veces que puedes reagendar una misma recepción. Si ya reprogramaste tu cita el máximo de veces permitido, te recomendamos cancelarla y buscar un nuevo cupo (slot) dentro del mismo calendario.
Cancelar devuelve tu orden al estado Creado, y puedes agendar de nuevo cuando quieras.
🎟️ ¿Necesitas llevar stock hoy mismo?
El agendamiento normal requiere anticipación, pero existe un mecanismo de cupo extra (sobrecupo) para el mismo día. A diferencia del resto del agendamiento, este no lo solicitas tú directamente: lo gestiona tu KAM.
Tu KAM solicita el cupo extra por ti.
Un supervisor de la sucursal lo aprueba o rechaza (según la disponibilidad del día).
Si se aprueba, te llega un correo con un link temporal (válido 72 horas, de un solo uso).
Al abrir el link, confirmas ingresando el mismo correo con el que estás registrado — si coincide, tu orden de recepción y su cita quedan creadas automáticamente.
Si te urge llevar stock el mismo día, el camino más rápido es escribirle directamente a tu KAM.
📷 Cuando tu mercadería llega a la sucursal
Al llegar, el equipo de bodega registra la llegada escaneando el código QR de tu orden de recepción (ese código tiene vencimiento y es de un solo uso, así que no sirve para recepciones ya recibidas). A partir de ahí tu orden pasa a Recibido en bodega y comienza la planificación para el conteo.
🔢 Cómo se cuenta tu stock
El conteo de tu recepción ya no tiene que ser todo o nada. Bodega puede optar por contarlo completo de una sola vez, o dividirlo en sesiones — la decisión es operativa, según el volumen y los tiempos de bodega en ese momento.
Las sesiones existen sobre todo para cubrir cargas parciales: por ejemplo, si llevas 7.000 unidades que demoran 5 días en contarse por completo, pero necesitas que una parte esté disponible cuanto antes para seguir vendiendo, bodega puede contar primero 500 unidades, cerrar esa sesión y dejarlas disponibles de inmediato, sin esperar a que se cuente el resto.
Tu stock se actualiza al cerrar cada sesión, no necesariamente al final de toda la recepción.
Si se recuenta algo, la corrección reemplaza el conteo anterior de ese producto (no se suma dos veces).
Antes de poder cerrar toda la recepción, todas las sesiones abiertas deben quedar completas y cualquier incidencia detectada debe quedar categorizada.
🔄 Estados de tu Orden de Recepción
Estado | Qué significa |
Programado | Ya ingresaste tu recepción y agendaste día y hora de entrega. |
Recibido en bodega | Tu mercadería llegó físicamente a la sucursal, pero el conteo todavía no empieza. |
Proceso de conteo | El equipo de bodega está contando y revisando tus productos (una o más sesiones). |
Parcialmente recepcionado | Al menos una sesión de conteo se cerró y quedó reflejada en tu stock, pero la recepción como un todo aún no se cierra (puede seguir en conteo). |
Pendiente de aprobación | Ya se cerró todo el conteo; un supervisor tiene que revisarlo antes de dar la recepción por completa. |
Completado | El supervisor aprobó la recepción. Si hubo diferencias o incidencias, quedaron resueltas por el camino de cuarentena — no bloquean el cierre. |
Cancelado | Cancelaste la orden (solo se puede cancelar mientras está en Creado o Programado). |
💡 Si tu recepción vuelve de Pendiente de aprobación a Proceso de conteo, es porque el supervisor pidió recontar algo puntual — no significa que se perdió tu avance anterior.
⚠️ Incidencias durante el conteo
Si al contar aparece algo que no cuadra, el operador lo registra ahí mismo como una incidencia, con foto y nota. Ese producto queda automáticamente en cuarentena mientras se resuelve, y no bloquea el resto de tu recepción.
Los tipos de incidencia y cómo se pueden resolver dependen del motivo:
Tipo de incidencia | Cómo se puede resolver |
Producto sin código de barras | Re-etiquetar, crear SKU nuevo, o dar de baja |
Código de barras incorrecto | Re-etiquetar/transferir, o dar de baja |
Código de barras ilegible | Re-etiquetar, crear SKU nuevo, o dar de baja |
Sin etiqueta nutricional | Se da de baja (por normativa, no hay otra opción) |
Sin fecha de vencimiento | Re-etiquetar o dar de baja |
Producto dañado | Ingresar igual a stock, dar de baja, o marcarlo para devolver |
Producto no reconocido en el sistema | Re-etiquetar, crear SKU nuevo, o dar de baja |
🧊 Cuarentena: cómo se resuelven las incidencias
La cuarentena la gestiona tu KAM, no es un trámite automático:
Tu KAM toma el caso y te consulta qué prefieres hacer, según las opciones que aplican a ese tipo de incidencia (tabla de arriba).
Si tu decisión requiere una acción física (por ejemplo re-etiquetar o ingresar el producto tal cual), el equipo de bodega la ejecuta y la confirma escaneando el producto.
Si la decisión es dar de baja, se descuenta como merma.
En algunos casos se puede dividir un lote: parte del producto se salva a stock y el resto se da de baja (por ejemplo, una caja donde solo algunas unidades se dañaron).
⚠️ Hoy, si marcas un producto dañado para "devolver", en la práctica se procesa como merma — el retiro físico de vuelta a tu bodega todavía no está automatizado en la plataforma. Si necesitas coordinar una devolución física, habla directamente con tu KAM.
No hay un plazo visible para ti como seller: internamente, si una incidencia queda más de 48 horas sin que tu KAM la tome, o más de 7 días sin avance, se le manda una alerta automática para que no se quede pendiente.
🏷️ Trazabilidad interna y re-etiquetado
Vas a notar que tu mercadería recibida queda asociada a etiquetas de ubicación (LPN) dentro de la bodega, y que algunos productos con incidencia pueden pasar por un proceso de re-etiquetado (impresión de una etiqueta nueva, aprobada por tu KAM). Ambas cosas son manejo interno de bodega — no requieren ninguna acción de tu parte.
📧 ¿Cuándo me entero de cómo quedó mi recepción?
Apenas se cierra el conteo de tu recepción (es decir, cuando pasa a Pendiente de aprobación, antes incluso de la revisión del supervisor), tu KAM recibe automáticamente un reporte con el detalle completo: cuánto se esperaba y cuánto se recibió por producto, el desglose por sesión de conteo, y el resumen de incidencias con sus fotos. Si necesitas ese detalle, pídeselo directamente a tu KAM.
En resumen
Agendas y reagendas directo en Amplifica (adiós Calendly), con cupos por sucursal y recordatorio 24h antes.
Para llevar stock el mismo día, coordina un cupo extra con tu KAM.
Bodega puede contar tu stock completo o por sesiones, según convenga — las sesiones existen para poder darte disponibilidad parcial antes de terminar todo el conteo.
Cualquier problema con un producto queda documentado con foto y se resuelve en cuarentena junto a tu KAM, según el tipo de incidencia.
Tu KAM recibe el reporte completo apenas se cierra el conteo, y puede compartírtelo.
¿Tienes dudas sobre una recepción en curso? Escríbenos por el chat de soporte o contacta a tu KAM para revisar tu caso puntual. 💡